App de bitácora de obra: cómo llevarla en el celular, con fotos, firma y sin señal

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Por qué llevar la bitácora de obra en el celular

En una obra el celular ya está en el bolsillo de quien más datos tiene: el residente, el inspector de SST, el almacenista. Una app de bitácora de obra permite registrar lo que pasa en el momento en que pasa, con la foto tomada ahí mismo y la firma de quien corresponde, en lugar de reconstruirlo en la noche desde la memoria, un cuaderno o un chat de WhatsApp.

Para una guía de qué debe incluir la bitácora diaria y por qué el papel y Excel se quedan cortos, lee Bitácora digital de obra en Colombia: qué es y cómo llevarla. Aquí nos concentramos en la app.

Qué debe tener una app de bitácora de obra

• Funcionar sin señal. Muchas obras no tienen cobertura. La app debe dejarte llenar, fotografiar y firmar sin internet, y enviar después.
• Fotos y ubicación. Cámara dentro del formulario y la posición GPS del sitio, para que cada foto tenga contexto.
• Firma con el dedo y el nombre y la matrícula de quien firma bajo cada firma.
• Guardado automático. Si se apaga el celular o se cierra la app, el registro no se pierde: queda como borrador.
• Registros que no se alteran. Al enviarlos, que queden sellados y que las correcciones se hagan con una nota aclaratoria, no editando el original.
• Informe mensual automático a partir de los registros, sin transcribir nada.
• Interventoría con acceso, para que revise y firme sin que tú reenvíes documentos.
• Tus archivos en tu nube, no atrapados en el servidor del proveedor, y con posibilidad de exportarlos.

Cómo se usa en un día de obra

1. Abre la obra. Al entrar a la app aparecen tus obras con sus módulos: Bitácora, SST, Actas de vecindad y los demás que tu empresa contrató.
2. Elige el formulario. Por ejemplo, la bitácora diaria de obra. Si ya hiciste una antes, puedes copiar la del día anterior y solo cambiar lo que varió.
3. Llénalo durante el día. Jornada y clima, personal, maquinaria, actividades y novedades. Se guarda solo, y en los textos largos puedes dictar por voz.
4. Agrega fotos, ubicación y firma. Con la cámara del celular, el botón de ubicación y la firma con el dedo.
5. Envía. El registro sube con su número consecutivo y queda sellado. Si no hay señal, queda pendiente y se envía solo cuando vuelva.

Lo que verás al llenar el registro

Del celular al informe mensual

Con los registros del mes, la plataforma arma el informe mensual de la obra en PDF, con el logo de tu empresa. No hay que transcribir nada: lo que se registró en el celular es lo que sale en el informe. Puedes ver un ejemplo de informe mensual.

Cómo se instala

Bitácora360 se instala desde el navegador y queda con su ícono, como cualquier aplicación. Hazlo una sola vez, con buena señal o con wifi.

Después, cada persona abre la app y escribe su código personal, que le entrega el coordinador de su empresa. Cada código sirve en hasta 3 equipos, por ejemplo celular, tableta y portátil.

Qué pasa cuando no hay señal

La app guarda los registros en el equipo y los envía cuando vuelve la conexión. Hay dos detalles que conviene saber de antemano:

• En iPhone los registros hechos sin señal se envían cuando vuelves a abrir la app con conexión; en Android y en computador se envían solos.
• Cada 7 días el equipo necesita conectarse al menos una vez para confirmar que la licencia sigue activa. Tus registros no se pierden.
• La revisión de la interventoría sí necesita internet, porque se consulta el registro en la nube de la empresa.

El paso a paso completo, con capturas de pantalla, está en el manual de usuario.

Preguntas frecuentes

¿Prefieres escribirnos? ventas@bitacora360.com.co