Manual de usuario

1Quién hace qué

Bitácora360 tiene dos partes: el portal de la empresa, que se usa desde un computador, y la app de campo, que se usa en el celular o en un portátil, incluso sin señal.

2Portal de la empresa

Al contratar, la empresa recibe un mensaje con el enlace del portal, el correo (su colaborador) y una clave.

1. Abra https://bitacora360.com.co/empresa/ en el computador.
2. Escriba el correo y la clave, y pulse Entrar.
3. La primera vez, cambie la clave en Cambiar clave del portal. Debe tener mínimo 10 caracteres.

En la parte superior verá Su plan: vencimiento, obras y colaboradores incluidos, y módulos contratados. Debajo aparece Cómo empezar con los tres pasos de las secciones siguientes.

Si usa el portal a menudo, pulse Instalar (arriba a la derecha, en Chrome o Edge): queda como aplicación en el menú Inicio, con el nombre B360 Empresas.

Logo de la empresa

En la sección Logo de la empresa, pulse Subir logo y elija la imagen (PNG o JPG; la plataforma la ajusta sola). El logo aparece en el encabezado de todos los informes PDF que se generen desde ese momento. Los informes ya generados no cambian.

Panel de la obra

En la tabla de Obras, el botón Panel abre el estado de la obra de un vistazo:

• Alertas en rojo y amarillo: falta la bitácora de hoy (o cuántos días lleva sin registrarse), registros con observaciones de la interventoría sin cerrar, resultados en rojo sin atender y registros que llevan 3 días o más esperando revisión.
• Indicadores: registros de hoy y de los últimos 7 días, registros esperando revisión, con observaciones, personal de la última bitácora y horas perdidas en 30 días.
• Actividad de los últimos 14 días y el último registro de cada formulario.
• Flujo de revisión de cada registro: Firmado por el residente → Aprobado por revisión o Con observaciones → Cerrado. Pulse un estado para filtrar la lista.

Para cerrar un registro, pulse Cerrar en su fila. Si tiene observaciones de la revisión, escriba cómo se atendieron: sin esa nota no se cierra. Reabrir lo devuelve a su estado anterior. Cerrar no modifica el contenido sellado; solo marca que el asunto está atendido, y se ve en la página de verificación del registro.

Pedir cotización o ampliar el plan

La tarjeta Quiero contratar (o Solicitar cambio de plan, si ya es cliente) le deja marcar los módulos que le interesan, el número de obras y de colaboradores, y escribir un comentario. La solicitud llega a Bitácora360 y le respondemos por correo con la cotización. Los precios no se publican: se envían por correo.

3Conectar la nube de la empresa

Los informes PDF, las fotos y el Excel llegan a la nube de su empresa. Bitácora360 no se queda con copias. Mientras no conecte una nube, los registros no se pueden enviar.

En el portal, en Almacenamiento: ¿dónde recibe la empresa sus registros?, elija una opción:

Todo queda dentro de una carpeta llamada Bitácora360. Si el portal muestra Almacenamiento desconectado, vuelva a conectar la nube; los registros pendientes se envían solos después.

4Obras y colaboradores

Crear una obra

1. Pulse + Nueva obra.
2. Escriba el nombre del proyecto y, si aplica, el número de contrato, la entidad contratante, el municipio, la dirección y las fechas.
3. En Módulos que se usan en esta obra, marque los que necesita: Bitácora, SST, Actas de vecindad…
4. Marque los colaboradores asignados, o hágalo después al crear cada colaborador, y pulse Guardar obra.

Una obra puede estar Activa, Suspendida o Terminada. Su plan incluye un número de obras activas: al terminar una obra, ese cupo queda libre para otra. Los registros de la obra terminada se conservan.

Registrar un colaborador de campo

1. Pulse + Nuevo colaborador.
2. Escriba el nombre completo y elija el rol (residente de obra, inspector SST…). Agregue la cédula y la matrícula profesional: aparecen bajo su firma en los informes.
3. Marque las obras asignadas y pulse Guardar colaborador.
4. Aparece el código personal. Pulse Enviar por WhatsApp o Copiar mensaje y envíeselo al colaborador.

Cada colaborador puede activar la app hasta en 3 equipos, por ejemplo celular, tableta y portátil.

Cuando alguien se retira o pierde el celular

• Se retira de la empresa: pulse Desactivar en su fila. Todos sus equipos quedan bloqueados al instante y su cupo queda libre.
• Perdió o le robaron el celular: en la sección Equipos, desactive ese equipo. Si el celular tenía registros sin enviar, esos registros se pierden.

Informe mensual de la obra

En la fila de la obra pulse Informe mensual, elija el mes y pulse Generar y descargar. El informe resume las bitácoras del mes: personal, horas de maquinaria, horas perdidas y registros de SST. También se guarda una copia en la nube, en Obras/<obra>/Informes mensuales/.

5Instalar la app

La app se instala directamente desde la página web y queda con su ícono, como cualquier otra aplicación. Funciona en celulares Android, iPhone y computadores con Windows. Hágalo con buena señal o con wifi.

Al entrar a bitacora360.com.co, la misma página muestra el aviso Instale Bitácora360 en este equipo. En Android y en computadores basta con tocar Instalar aplicación. Si no lo ve, siga los pasos de su equipo:

Activar el equipo

1. Abra la app desde el ícono nuevo.
2. En Activar este equipo, escriba su código personal y toque Activar.
3. Aparece Mis obras con las obras que tiene asignadas. Listo.

Cada computador o celular activado cuenta como uno de sus 3 equipos.

6Hacer un registro

1. En Mis obras, toque la obra.
2. En Nuevo registro, toque el formulario que necesita: Bitácora diaria, Charla de seguridad, Permiso de trabajo en alturas, Acta de vecindad…
3. Llene las secciones. Las pestañas de arriba (1. …, 2. …) lo llevan a cada una.
4. Al terminar, toque Finalizar y enviar.

Atajos para registrar más rápido

• ⚠ Falta la bitácora de hoy: aparece en la tarjeta de la obra y dentro de ella si en este equipo todavía no hay bitácora diaria con la fecha de hoy.
• ✏️ Continuar borrador: dentro de la obra, un botón lo lleva al último borrador sin buscarlo.
• ⟳ Repetir el último: crea una bitácora diaria, un corte de avance o una charla de seguridad nueva copiando el último registro de un día anterior. Copia personal, maquinaria, actividades y demás datos; no copia fotos, firmas ni ubicación, y pone la fecha y la hora de hoy. Revise y corrija lo que cambió.
• Resumen en el inicio: arriba de “Mis obras” se ve cuántos registros están en cola por enviar y cuántos borradores quedan sin terminar.
• Buscar y filtrar: en la lista de registros de la obra, escriba una palabra (por ejemplo “fisura” o “lluvia”), o elija un estado (borrador, por enviar, enviado). Aparece cuando hay 4 o más registros.
• 🎤 Dictar: en los campos de texto largo, el botón dicta por voz y agrega lo que dice al final del texto. Funciona si el navegador lo permite (Chrome en Android, normalmente) y suele necesitar señal. Pulse ⏹ Detener para terminar.

Mientras llena el formulario

• Se guarda solo. Abajo verá “Guardado hh:mm”. Si cierra la app o se apaga el celular, el registro sigue ahí como borrador.
• Campos con asterisco (*) son obligatorios. Si falta alguno, al finalizar la app le muestra la lista de lo que falta.
• Campos que aparecen solos: algunos solo se muestran según otra respuesta. Por ejemplo, “Horas perdidas” aparece si marca que hubo suspensión.
• Fotos: 📷 Tomar foto abre la cámara; 🖼️ Desde galería usa fotos que ya tiene.
• Ubicación: toque el botón de ubicación para guardar las coordenadas GPS del sitio.
• Firmas: firme con el dedo dentro del recuadro. Si no quedó bien, use Borrar firma. Bajo cada firma aparece el nombre de quien firma.
• Listas que se repiten (personal, maquinaria, espacios, asistentes…): use + Agregar … para cada elemento. La app numera cada uno y suma los totales.
• Semáforos: en las evaluaciones, la app sugiere un resultado según lo que registró, por ejemplo Daños importantes si marcó una grieta. La sugerencia no es obligatoria: el profesional decide el valor final.
• Para descartar un borrador, use Eliminar.

Qué pasa al enviar

El registro sube al servidor, que genera el informe PDF, guarda las fotos y agrega una fila al Excel de la obra, todo en la nube de la empresa. Cada registro recibe un número consecutivo por obra y formulario (N° 0001, 0002…).

7Trabajar sin señal

La app funciona sin internet: puede abrir sus obras, llenar formularios, tomar fotos y firmar.

• Al tocar Finalizar y enviar sin señal, el registro queda pendiente en el celular.
• Cuando vuelve la señal, la app envía los pendientes sola. También puede tocar Sincronizar en la pantalla principal.
• Arriba, la etiqueta En línea o Sin señal indica si hay señal.

8Registros sellados y notas aclaratorias

Al recibirse, cada registro queda sellado: se guarda con fecha, hora y una huella digital de su contenido, y recibe un código de verificación que aparece con un código QR en el PDF.

• Un registro enviado no se puede modificar, ni desde la app ni desde el portal. Así lo exigen las bitácoras de obra pública.
• Si hubo un error, ábralo y toque + Nota aclaratoria. Se crea un registro nuevo enlazado al original, con su propio número y sello, donde explica la corrección.
• Cerrar un registro: el coordinador puede marcar un registro como Cerrado desde el panel de la obra cuando el asunto ya fue atendido. El contenido no cambia; el cierre queda visible al verificar el documento.
• Verificar un documento: cualquier persona puede escanear el QR del PDF, o abrir bitacora360.com.co/v/CÓDIGO, y ver si el registro es auténtico, quién lo hizo, cuándo se selló y quién lo firmó. Esa página no muestra el contenido del registro.

9Revisores invitados: interventoría y supervisión

Para el coordinador: invitar a un revisor

1. En el portal, sección Revisores invitados, pulse + Invitar revisor.
2. Escriba nombre, rol (interventoría, supervisión…), la entidad o empresa a la que pertenece y su matrícula.
3. Marque las obras que puede revisar, guarde y envíele su código personal.

Los revisores no cuentan en el límite de colaboradores del plan. Pueden ver y firmar, pero no crear registros.

Para el revisor: firmar registros

1. Instale la app y actívela con su código (sección 5).
2. Entre a la obra. El filtro Pendientes de mi firma muestra lo que falta revisar.
3. Abra el registro y revíselo completo: fotos, firmas, datos.
4. En Revisión y firma, elija Aprobado o Con observaciones. Si hay observaciones, escríbalas.
5. Firme en el recuadro y toque ✍ Firmar revisión.

El PDF en la nube se actualiza con la firma del revisor, y el registro pasa a Firmado. La revisión necesita señal, porque se consulta el registro en la nube de la empresa.

10Dónde quedan los archivos

En la nube de la empresa, dentro de la carpeta Bitácora360:

¿Qué es el archivo datos-1.json? Es la copia completa del registro (todas las respuestas, la lista de fotos y el sello de verificación) en un formato que los programas leen. Bitácora360 lo usa para rehacer el PDF cuando la interventoría o la entidad firma el registro después, y para mostrarlo al revisor. También le sirve a su empresa como respaldo de sus propios datos. No lo borre ni lo mueva de carpeta; no hace falta abrirlo.

El Excel tiene una hoja por formulario, y hojas aparte para las listas (personal, maquinaria, asistentes, espacios…). Sirve para filtrar, hacer tablas dinámicas o entregar a la interventoría.

11Ajustes del equipo

En la app, toque Ajustes:

• Mis datos: nombre, matrícula, rol y empresa. Solo los cambia la empresa desde el portal.
• Licencia de uso: muestra hasta cuándo está activa. Verificar licencia la consulta de nuevo, útil después de que la empresa renueva.
• Este equipo: indica si la app está instalada, si los datos están protegidos (el sistema no los borra por falta de espacio) y cuánto espacio ocupan. Si la app no está instalada, ofrece instalarla.
• Respaldo: Descargar respaldo guarda en el celular un archivo con todos los registros del equipo, incluidos los pendientes. Úselo antes de cambiar de celular o si algo no se envía.
• Desactivar este equipo: desvincula el celular, por ejemplo antes de venderlo o entregarlo. Primero sincronice.

12Probar gratis: el demo

Cualquier empresa puede probar Bitácora360 sin tarjeta y sin compromiso, con todos los módulos.

1. Entre a bitacora360.com.co/demo.html (el botón Prueba gratis de la página principal) y llene el formulario: nombre, cargo, empresa, NIT, celular y correo.
2. Le llega un correo para confirmar su dirección. Pulse el botón; el enlace sirve 48 horas.
3. Elija la clave del portal (mínimo 10 caracteres). El demo se activa y la pantalla le muestra su código personal; también le llega por correo.
4. Entre al portal, conecte su nube (Google Drive, Dropbox u OneDrive) y abra la app con su código.

El demo incluye una obra de demostración, 2 colaboradores y 14 días. Tiene un tope de registros y los PDF llevan una marca de agua “DEMO”. Los módulos de inspección post-sísmica, control de calidad, avance e interventoría se ofrecen como versión de prueba mientras un ingeniero valida sus formatos.

Le avisamos por correo cuando falten 15, 7 y 3 días, el día del vencimiento y después de vencido. Para continuar, pulse Quiero contratar en el portal: conservamos su obra, sus colaboradores y su configuración. Un demo que no se contrata se elimina 30 días después de vencer; sus registros, PDF y fotos siguen en su propia nube.

13Problemas frecuentes