Política de privacidad

Vigente desde el 28 de septiembre de 2026.

Bitácora360 es una plataforma de control de obras: bitácora, seguridad y salud en el trabajo (SST), inspecciones y actas, registradas en campo desde el celular o el computador. Esta política explica qué datos trata la plataforma, para qué, dónde quedan y cómo ejercer sus derechos, según la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 de Colombia.

1. Responsable y contacto

Responsable del tratamiento: Martin Alexis Caicedo Arroyo, titular de Bitácora360. Correo de contacto: ventas@bitacora360.com.co.

2. Qué datos trata la plataforma

• De las empresas cliente: nombre, correo del portal, plan, pagos y vencimiento de la licencia.
• De los usuarios de campo: nombre, cédula, matrícula profesional, rol, obras asignadas y los equipos que activan.
• De los registros: lo que el usuario escribe en cada formulario, fotos, firmas y ubicación GPS cuando el formulario la pide.
• Datos técnicos: dirección IP y fecha y hora de los accesos, para seguridad y para evitar abusos.

3. Para qué se usan

Solo para prestar el servicio: controlar las licencias, asignar usuarios a obras, numerar y sellar los registros, generar los informes PDF y la base de datos Excel, y entregarlos en la nube que cada empresa eligió. Los datos no se venden, no se usan para publicidad y no se comparten con terceros, salvo la nube de la propia empresa y lo que exija una autoridad competente.

4. Dónde quedan los datos

El servidor de Bitácora360 guarda solo los datos de control y facturación y un índice de cada registro (número, obra, formulario, fecha, título y resultado). El contenido completo de los registros, las fotos y los informes se guardan en la nube de la empresa cliente (Google Drive, Dropbox u OneDrive). Las fotos esperan en una caché temporal del servidor hasta que llega el registro completo, como máximo 14 días. En el equipo del usuario, los registros quedan guardados hasta que se envían, para poder trabajar sin señal.

5. Uso de Google Drive

Cuando una empresa pulsa Conectar Google Drive, autoriza a Bitácora360 con el permiso drive.file. Con ese permiso la plataforma:

• crea en "Mi unidad" la carpeta Bitácora360 y dentro guarda las fotos, los informes PDF, los datos de cada registro y la base de datos Excel de cada obra;
• lee de nuevo solo esos archivos, para actualizar el Excel, agregar firmas de revisión y generar el informe mensual;
• no puede ver ni leer ningún otro archivo del Google Drive de la empresa.

La plataforma guarda cifrado (AES-256-GCM) el permiso de acceso que entrega Google y nunca conoce la contraseña de la cuenta. La empresa puede retirar el acceso cuando quiera desde el portal (Desconectar) o desde myaccount.google.com/permissions. Los archivos ya guardados siguen siendo suyos y no se borran.

El uso que hace Bitácora360 de la información recibida de las API de Google cumple la Política de datos de usuario de los servicios de API de Google, incluidos los requisitos de uso limitado. Esa información no se transfiere a terceros, no se usa para publicidad ni para entrenar modelos de inteligencia artificial, y ninguna persona la lee salvo con autorización de la empresa, por motivos de seguridad o por obligación legal.

6. Seguridad

Todas las conexiones usan HTTPS. Los códigos personales y los tokens de los equipos se guardan solo como huella SHA-256, las credenciales de las nubes van cifradas y los intentos fallidos de acceso se limitan. Cada empresa solo accede a sus propios datos.

7. Conservación

Los datos de control se conservan mientras la empresa sea cliente y el tiempo que exijan las normas contables y tributarias. Los registros enviados permanecen en la nube de la empresa, que decide cuánto tiempo guardarlos.

8. Sus derechos

Como titular de los datos puede conocerlos, actualizarlos, rectificarlos, pedir que se supriman, revocar la autorización y pedir prueba de ella, y presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio. Escriba a ventas@bitacora360.com.co. Las consultas se responden en máximo 10 días hábiles y los reclamos en máximo 15 días hábiles. Si sus datos los registró una empresa cliente (por ejemplo, como usuario de campo o como propietario de una vivienda inspeccionada), también puede dirigirse a esa empresa.

9. Cambios

Si esta política cambia, se publicará aquí con la nueva fecha de vigencia.