Términos y Condiciones de Servicio — Bitácora360

Versión: 1.1 · Vigente desde: 4 de noviembre de 2026

1. Quién presta el servicio

Bitácora360 es prestada por Martin Alexis Caicedo Arroyo, persona natural, con domicilio en Buenaventura (Valle del Cauca), Colombia. Contacto: ventas@bitacora360.com.co · WhatsApp +57 323 799 6463. Las notificaciones se reciben por correo electrónico y WhatsApp; la dirección física se informa a las autoridades competentes y a quien la requiera para una actuación legal. En adelante, «Bitácora360» o «nosotros».

2. Definiciones

• Cliente o Empresa: persona natural o jurídica que contrata un plan.
• Usuario de campo / evaluador: persona a quien el Cliente da acceso (residente, SST, inspector, etc.).
• Invitado: interventoría o entidad supervisora que revisa y firma sin pagar licencia.
• Registro: formulario diligenciado y enviado (bitácora, SST, acta, inspección, etc.).
• Nube del Cliente: Google Drive, Dropbox u OneDrive conectada por el Cliente.
• Plataforma: la aplicación, el portal de empresas, el servidor y sus servicios.

3. Aceptación y capacidad

Al activar el demo, contratar un plan o usar la Plataforma aceptas estos Términos y la Política de privacidad. Quien contrata en nombre de una empresa declara tener facultades para obligarla. Si Bitácora360 y el Cliente firman un contrato adicional, este prevalece en lo que sea contrario.

4. Descripción del servicio

Plataforma para registrar en campo (también sin señal) la bitácora diaria de obra, seguridad y salud en el trabajo, actas de vecindad, inspección post-sísmica, control de calidad, avance de obra e interventoría, con generación de informes PDF y Excel enviados a la Nube del Cliente. Los módulos disponibles dependen del plan. La Plataforma es una herramienta de apoyo: no reemplaza el criterio, la responsabilidad ni las obligaciones legales y contractuales de los profesionales que firman.

5. Demo gratuito

14 días con todos los módulos, sin tarjeta ni compromiso. Al terminar, el acceso se suspende salvo que contrates un plan. Los datos del demo se conservan 30 días después del vencimiento para que puedas contratar y luego se eliminan. El demo incluye 1 obra y 2 usuarios, con un tope de registros y marca de agua en los PDF; los límites vigentes se informan al activarlo.

6. Planes, precios y pago

• Los planes, módulos, obras, colaboradores y precios vigentes son los publicados en el sitio al momento de contratar: Individual, Básico, Intermedio y Full, más adicionales (módulo suelto, colaborador extra, obra extra).
• Los valores están en pesos colombianos y son el valor total a pagar: no se cobra IVA, porque el titular, persona natural, no es responsable de IVA.
• Implementación: pago único en los planes Intermedio y Full ($300.000 y $500.000, salvo cambio publicado).
• Periodicidad: mensual, pagada por anticipado. Pago anual: se pagan 10 meses y se usan 12.
• Medios de pago: Bre-B o transferencia bancaria. Pagar solo a los datos oficiales publicados por nosotros; no pedimos claves bancarias.
• Cuenta de cobro: por cada pago se entrega una cuenta de cobro.
• Renovación: Manual al vencimiento: no hay cobros automáticos; antes de vencer te avisamos por correo y renuevas pagando. Si no se renueva, se suspende el acceso de captura; podemos conceder un plazo de cortesía. Los datos ya enviados a la Nube del Cliente siguen siendo suyos.
• Cambios de plan: puedes subir de plan en cualquier momento (se ajusta lo proporcional); la bajada aplica al siguiente período.
• Los precios pueden ajustarse con aviso de 30 días; el cambio aplica desde la siguiente renovación.

7. Cuentas, usuarios y equipos

• Cada usuario recibe un código personal, intransferible; se limita a 3 equipos por colaborador.
• El Cliente es responsable de la custodia de los códigos y de lo hecho con ellos, y debe avisar de inmediato si se pierden o comprometen.
• El Cliente debe mantener actualizados los datos de sus evaluadores (nombre, cédula, matrícula profesional) y desactivar a quien deje la empresa.
• Los Invitados pueden revisar y firmar sin costo; el Cliente es responsable de invitarlos y de que tengan derecho a acceder a la información compartida.

8. Nube del Cliente y datos

• Conectas tu Nube con el permiso mínimo indicado en la política (p. ej. drive.file). Los registros completos, fotos e informes se guardan en tu nube, no en nuestro servidor; el servidor guarda datos de control, facturación y un índice de cada registro, y una caché de fotos máximo 14 días.
• Tu Nube se rige por los términos de Google, Dropbox o Microsoft. No controlamos su disponibilidad, cuotas ni cambios.
• Si desconectas la Nube o se llena, los registros no podrán entregarse hasta restablecerla. Mantén espacio y accesos al día.
• Si terminas el servicio, todo lo que está en tu nube ya es tuyo; puedes exportarlo y conservarlo.

9. Responsabilidades del Cliente sobre la información

El Cliente es quien decide qué datos registra y es responsable de contar con las autorizaciones legales de las personas cuyos datos incluya (trabajadores, vecinos, propietarios de viviendas, visitantes), incluidos fotos, firmas, cédulas y ubicación GPS (Ley 1581 de 2012; Decreto 1074 de 2015). Respecto de esos datos, el Cliente actúa como responsable y Bitácora360 como encargado, tratándolos solo para prestar el servicio y conforme a las instrucciones del Cliente. Si el Cliente lo requiere, se firmará un contrato de transmisión de datos (Decreto 1074 de 2015, art. 2.2.2.25.5.2).

No debe registrarse información sensible innecesaria ni de menores sin base legal. El Cliente responde por la veracidad, licitud y completitud de lo que se registra. Bitácora360 es una herramienta de registro. No sustituye las obligaciones del cliente en seguridad y salud en el trabajo, construcción, interventoría ni las que fije su contrato; el cliente es responsable de cumplir las normas que le apliquen.

10. Registros, firma y sello de verificación

• Al enviar un Registro, la Plataforma genera una huella digital (SHA-256), un código de verificación y un QR para verificar que el contenido no cambió desde el envío, sin revelar su contenido.
• Las correcciones posteriores se hacen mediante una nota aclaratoria ligada al original; el original no se modifica.
• Los registros pueden firmarse con firma electrónica en los términos de la Ley 527 de 1999 y del Decreto 2364 de 2012 (compilado en el Decreto 1074 de 2015). Esta firma no es una firma digital certificada por una entidad de certificación. Antes de usarla, confirma con tu entidad contratante o interventoría que la acepta.
• Alcance: el sello de la Plataforma no es firma digital certificada ni estampado cronológico emitido por una entidad de certificación acreditada, ni garantiza por sí solo su aceptación por una entidad contratante, interventoría, aseguradora o autoridad. Corresponde al Cliente confirmar con su contrato de obra o entidad si se acepta el registro digital en lugar o además del libro físico.
• Los hechos consignados son responsabilidad de quien los registra y firma.

11. Uso aceptable

Prohibido: usar la Plataforma para fines ilícitos o falsear registros; compartir códigos; intentar acceder a datos de otras empresas; vulnerar la seguridad, hacer ingeniería inversa, copiar o revender la Plataforma o su código; automatizar accesos de forma que degrade el servicio; subir malware o contenido que viole derechos de terceros.

12. Propiedad intelectual

La Plataforma, su código, diseño, manual, nombre y logotipo Bitácora360 son de Martin Alexis Caicedo Arroyo y están protegidos por la Ley 23 de 1982, la Decisión Andina 351 y la Decisión 486. Te damos una licencia de uso limitada, no exclusiva, revocable e intransferible mientras tengas un plan activo. Los registros, fotos e informes son del Cliente; no adquirimos derechos sobre ellos más allá de procesarlos para prestarte el servicio. Los datos y el contenido que el cliente registre son del cliente. El diseño, la estructura y el código de los formularios, incluidos los hechos a la medida, son de Bitácora360, que concede al cliente una licencia de uso mientras dure el servicio.

13. Disponibilidad, soporte y mantenimiento

Hacemos nuestros mejores esfuerzos por mantener el servicio disponible, pero no garantizamos que sea ininterrumpido ni libre de errores. Hay mantenimientos y dependencias de terceros (hosting, nubes, navegadores). El trabajo en campo funciona sin señal y sincroniza al volver la conexión; el Cliente debe enviar los registros pendientes y mantener actualizados sus equipos y navegador. Soporte por correo y WhatsApp en horario de lunes a viernes, de 8:00 a. m. a 5:00 p. m. (hora de Colombia), con respuesta de mejor esfuerzo y objetivo de 1 día hábil. El plan Full no incluye acuerdo de nivel de servicio (SLA).

14. Garantías y límite de responsabilidad

• El servicio se presta según lo descrito. No garantizamos resultados concretos (por ejemplo, la aprobación de una interventoría o auditoría).
• No respondemos por pérdida de datos o de registros pendientes por causas ajenas a nosotros (equipo, navegador, nube del Cliente, falta de envío) ni por decisiones, sanciones, multas o perjuicios derivados del contenido de los registros, ni por daños indirectos o lucro cesante.
• Salvo dolo o culpa grave, nuestra responsabilidad total se limita al valor pagado por el Cliente en los 12 meses anteriores al hecho.
• Esta limitación no aplica cuando la ley no permite limitar la responsabilidad, en especial frente a consumidores (Ley 1480 de 2011, art. 43), ni en casos de dolo o culpa grave.

15. Retracto y reembolsos

Si contrataste en línea, puedes retractarte dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al pago (Ley 1480 de 2011, art. 47). Te devolvemos el valor pagado dentro de los treinta (30) días calendario siguientes. No aplica a los servicios contratados mediante contrato firmado, que se rigen por ese contrato.

16. Suspensión y terminación

• El Cliente puede cancelar al fin del período pagado; como la renovación es manual, basta con no renovar.
• Podemos suspender o terminar el servicio por falta de pago, incumplimiento de estos Términos, uso ilícito o riesgo de seguridad, con aviso previo cuando sea posible.
• Al terminar: se desactivan accesos, se conservan los datos de control por el tiempo exigido por normas contables y tributarias, y la información del Cliente permanece en su Nube. Podemos eliminar el índice y la caché según la política de conservación.

17. Confidencialidad

Cada parte mantendrá en reserva la información no pública de la otra a la que acceda en la ejecución del servicio y solo la usará para ese fin, salvo mandato de autoridad competente. Obligación vigente durante el servicio y 2 años después.

18. Cambios

Podemos actualizar estos Términos, el catálogo o los precios. Los cambios sustanciales se avisarán por correo o en la Plataforma con 30 días de anticipación; el uso posterior implica aceptación. Si no estás de acuerdo, puedes terminar el servicio, con reembolso proporcional del período anual no usado.

19. Peticiones, quejas y reclamos

ventas@bitacora360.com.co. Respuesta en máximo 15 días hábiles. Para datos personales: ver la Política de privacidad. Puedes acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) cuando corresponda.

20. Ley aplicable y solución de controversias

Rige la ley colombiana. Las diferencias se intentarán resolver primero de forma directa. Si no hay acuerdo, podrán acudir a un centro de conciliación o a los jueces competentes de Colombia. Si eres consumidor, conservas tu derecho a acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio o a los jueces de tu domicilio (Ley 1480 de 2011, art. 58).